Datenschutzerklärung

1. Worum es geht

Als Liegenschaftsverwaltung arbeiten wir täglich mit Angaben zu Menschen: zu Mieterinnen und Mietern, zu Eigentümerinnen und Eigentümern, zu Mietinteressenten, Handwerksbetrieben und weiteren Partnern. Mit dieser Erklärung informieren wir Sie nach dem Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG), welche Personendaten wir bearbeiten, wozu wir das tun, an wen wir sie weitergeben und welche Rechte Sie haben.

Die Erklärung gilt für unsere gesamte Verwaltungstätigkeit — für Kontakte per E-Mail, Telefon, Brief und vor Ort ebenso wie für unser Online-Portal, das Hilfecenter, den Website-Chat und unsere Online-Formulare. Soweit im Einzelfall die Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO) anwendbar ist, gelten die dort vorgesehenen Rechte ebenfalls.

Bewirtschaften wir eine Liegenschaft im Auftrag der Eigentümerschaft, bearbeiten wir die Daten der Mieterschaft in deren Auftrag und im Rahmen des Mietverhältnisses. Für Fragen zum Datenschutz sind wir in jedem Fall Ihre Ansprechstelle.

2. Verantwortliche Stelle

Imhof Unternehmensberatung
Hertistrasse 6
6440 Brunnen SZ
Telefon 032 513 23 32
E-Mail info@imhof-unternehmensberatung.ch

Für Anliegen zum Datenschutz schreiben Sie uns bitte mit dem Betreff «Datenschutz» an die genannte Adresse.

3. Welche Daten wir bearbeiten

Je nach Ihrer Beziehung zu uns bearbeiten wir insbesondere:

• Personalien und Kontaktangaben: Name, Anrede, Adresse, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Geburtsdatum (soweit für den Mietvertrag nötig), Sprache.
• Vertrags- und Mietdaten: Mietobjekt, Mietbeginn und -ende, Mietzins und Nebenkosten, Sicherheitsleistungen, Vertragsänderungen, Kündigungen, Übergabe- und Abnahmeprotokolle (inkl. Fotos und Unterschriften), Zählerstände.
• Finanzdaten: Zahlungseingänge und -rückstände, Bankverbindung für Rückzahlungen, Rechnungen von Handwerkern und Lieferanten.
• Bewerbungsdaten von Mietinteressenten: Angaben im Anmeldeformular wie Haushaltsgrösse, Beruf und Arbeitgeber, Einkommen, Haustiere, bisherige Vermieterschaft sowie freiwillig eingereichte Unterlagen (z. B. Betreibungsregisterauszug).
• Kommunikation: Inhalt von E-Mails, Chat-Nachrichten, Formular-Eingaben, Briefen und Notizen zu Telefongesprächen, samt Anhängen wie Fotos von Schäden.
• Angaben zu Schäden und Aufträgen: Schadenbeschrieb, Fotos, Termine, beauftragte Handwerker, Kosten, Rückmeldungen und Bewertungen nach Abschluss eines Auftrags.
• Daten von Eigentümerschaften und Geschäftspartnern: Kontakt- und Vertragsangaben, Fachgebiet, Bankverbindung, Korrespondenz.
• Technische Daten: bei der Nutzung unserer Online-Dienste z. B. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seiten, Angaben zu Anmeldungen und zur Sicherheit (siehe Ziffer 11).

Besonders schützenswerte Personendaten (z. B. Gesundheitsangaben) erheben wir nicht gezielt. Teilen Sie uns solche Angaben mit — etwa im Zusammenhang mit einem Schaden oder einer Kündigung —, bearbeiten wir sie nur, soweit es für Ihr Anliegen nötig ist.

4. Woher die Daten stammen

Die meisten Daten erhalten wir von Ihnen selbst. Weitere Daten stammen von der Eigentümerschaft der Liegenschaft, von Vor- oder Nachmietern (z. B. bei Mieterwechseln), von Handwerkern und Hauswarten, von Versicherungen, aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Grundbuch, Handelsregister) sowie von Online-Immobilienplattformen, über die Sie eine Anfrage an uns gerichtet haben.

5. Wofür wir die Daten verwenden

• Verwaltung und Bewirtschaftung von Liegenschaften, Abschluss, Durchführung und Beendigung von Mietverhältnissen;
• Vermietung freier Objekte, Prüfung von Bewerbungen und Durchführung von Besichtigungen;
• Bearbeitung von Schäden und Reparaturen, Beauftragung und Koordination von Handwerkern, Kontrolle und Bezahlung von Rechnungen;
• Kommunikation mit Ihnen über alle Kanäle sowie Betrieb von Portal, Hilfecenter, Chat und Formularen;
• Mietzinsinkasso, Nebenkostenabrechnungen, Buchhaltung und Berichterstattung an die Eigentümerschaft;
• Erfüllung gesetzlicher und behördlicher Pflichten (z. B. Aufbewahrungspflichten, Meldungen);
• Sicherheit unserer Systeme, Verhinderung von Missbrauch und Betrug sowie Durchsetzung oder Abwehr von Rechtsansprüchen.

Wir bearbeiten Ihre Daten, weil dies für einen Vertrag mit Ihnen oder dessen Vorbereitung nötig ist, weil uns ein Gesetz dazu verpflichtet, weil wir oder die Eigentümerschaft ein berechtigtes Interesse haben (z. B. an einer geordneten Bewirtschaftung) oder weil Sie eingewilligt haben. Eine Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen.

Werbung versenden wir nicht. Informationen, die alle Mieterinnen und Mieter einer Liegenschaft betreffen (z. B. Rundschreiben zu Bauarbeiten), gehören zur Bewirtschaftung.

6. An wen wir Daten weitergeben

Wir geben Personendaten nur weiter, soweit es für die genannten Zwecke nötig ist — und jeweils nur die Angaben, die der Empfänger braucht:

• Eigentümerschaft der betreffenden Liegenschaft (z. B. Mieterspiegel, Abrechnungen, Angaben zu Schäden);
• Handwerker, Hauswarte und Dienstleister, die einen Auftrag ausführen (z. B. Name, Wohnung und Telefonnummer der Mieterin oder des Mieters sowie der Schadenbeschrieb);
• Versicherungen, Banken und die Post (z. B. bei Schadenfällen und Zahlungen);
• Behörden, Schlichtungsstellen und Gerichte, soweit wir dazu verpflichtet oder berechtigt sind;
• IT-Dienstleister, die uns beim Betrieb unterstützen und Daten nur in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen bearbeiten (siehe Ziffern 7 und 8).

Wir verkaufen keine Personendaten.

7. Bearbeitung im Ausland

Unsere Verwaltungssoftware betreiben wir auf einem Server unseres Hosting-Anbieters (Hostinger) in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main, Deutschland. Für E-Mail und Bürokommunikation nutzen wir Microsoft 365; für KI-gestützte Hilfsmittel den Dienst Anthropic mit Sitz in den USA (siehe Ziffer 8).

Deutschland und die Staaten der EU bieten nach Einschätzung des Bundesrats einen angemessenen Datenschutz. Werden Daten in einen Staat ohne angemessenen Schutz übermittelt — etwa in die USA —, stellen wir den Schutz mit geeigneten Garantien sicher, insbesondere mit den vom Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) anerkannten Standardvertragsklauseln oder einer Zertifizierung des Empfängers unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework. Eine Kopie der Garantien können Sie bei uns anfordern.

8. Digitale Hilfsmittel und KI

Damit Anliegen schneller bearbeitet werden, unterstützt uns unsere Software mit KI-Funktionen: Eingehende Nachrichten werden nach Thema und Dringlichkeit eingeordnet, Antworten werden vorformuliert und eingehende Dokumente (z. B. Rechnungen, Verträge) werden erkannt und zugeordnet. Dafür werden die betreffenden Inhalte an den KI-Dienst Anthropic übermittelt, der sie nur für die Bearbeitung der jeweiligen Anfrage verwendet und nicht zum Trainieren seiner Modelle.

Alle Entscheide treffen Menschen: Ein Entwurf wird von unseren Mitarbeitenden geprüft, angepasst und erst dann versendet. Automatisierte Einzelentscheidungen im Sinne des DSG, die für Sie mit einer Rechtsfolge verbunden sind oder Sie erheblich beeinträchtigen, treffen wir nicht.

9. Wie lange wir Daten aufbewahren

Wir bewahren Personendaten so lange auf, wie es für den jeweiligen Zweck nötig ist, gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder wir ein berechtigtes Interesse daran haben (z. B. zur Abwehr von Ansprüchen innerhalb der Verjährungsfristen). Als Richtwerte gelten:

Daten	Aufbewahrung
Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Verträge und Geschäftskorrespondenz	10 Jahre (Art. 958f OR)
Mietverträge, Protokolle und Korrespondenz eines Mietverhältnisses	bis 10 Jahre nach Ende des Mietverhältnisses
Bewerbungen, die nicht zu einem Mietvertrag führen	Löschung nach Abschluss des Vermietungsverfahrens, spätestens nach 3 Monaten — länger nur mit Ihrer Einwilligung
Website-Chat ohne weitere Bearbeitung	Fotos werden nach 24 Stunden, unbeantwortete Chats nach 30 Tagen gelöscht
Sicherungskopien	rotierend, die ältesten werden nach rund zwei Wochen bis wenigen Monaten überschrieben
Sicherheits- und Zugriffsprotokolle	so lange, wie sie für die Sicherheit und Nachvollziehbarkeit nötig sind, in der Regel höchstens 2 Jahre

Danach löschen oder anonymisieren wir die Daten.

10. Datensicherheit

Wir schützen Ihre Daten mit angemessenen technischen und organisatorischen Massnahmen, unter anderem:

• verschlüsselte Übertragung (HTTPS/TLS) für alle Online-Dienste;
• Zugriff nur für berechtigte Mitarbeitende, mit persönlichem Konto und Zwei-Faktor-Anmeldung, abgestuft nach Rollen;
• verschlüsselte Ablage von Zugangsdaten, Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge;
• regelmässige, geprüfte Datensicherungen und laufende Sicherheitsupdates;
• vertragliche Verpflichtung unserer Dienstleister zu Vertraulichkeit und Datensicherheit.

Eine absolute Sicherheit kann bei der Übermittlung über das Internet niemand garantieren. Gewöhnliche E-Mails sind unterwegs nicht immer verschlüsselt — besonders vertrauliche Unterlagen (z. B. Lohnausweise, Betreibungsregisterauszüge) senden Sie uns deshalb bei Bedarf besser per Post oder fragen uns nach einem sicheren Übermittlungsweg.

11. Portal, Hilfecenter, Chat und Formulare

Mieterportal

Im Portal sehen Sie Ihre Anfragen, Antworten der Verwaltung und für Sie freigegebene Dokumente; Sie können Schäden mit Fotos melden. Die Anmeldung erfolgt über einen persönlichen Link, den wir an Ihre bei uns hinterlegte E-Mail-Adresse senden. Interne Notizen der Verwaltung sind im Portal nicht sichtbar.

Hilfecenter

Das Hilfecenter können Sie ohne Anmeldung nutzen. Wir zählen, wie oft ein Artikel aufgerufen und als hilfreich bewertet wird, ohne Sie dabei zu identifizieren.

Website-Chat

Für den Chat benötigen wir Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse, damit wir Ihnen auch antworten können, wenn Sie nicht mehr online sind — in diesem Fall erhalten Sie unsere Antwort per E-Mail. Die Angaben, Ihre Nachrichten und allfällige Fotos speichern wir als Anfrage in unserer Verwaltungssoftware.

Online-Formulare

Formulare (z. B. Schadensmeldung, Schlüsselbestellung, Einzahlungsschein, Untermiete, Mietbewerbung, Besichtigungstermin) übermitteln Ihre Angaben direkt als Anfrage an uns. Pflichtfelder sind gekennzeichnet; die Angaben verwenden wir nur zur Bearbeitung Ihres Anliegens.

Cookies und Protokolle

Wir verwenden nur technisch notwendige Cookies und Speicher im Browser — etwa um Sie nach der Anmeldung angemeldet zu halten oder eine laufende Chat-Unterhaltung fortzusetzen. Wir setzen keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Dienste ein und binden keine Inhalte von sozialen Netzwerken ein. Unser Server protokolliert technische Zugriffsdaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse), um den Betrieb zu sichern und Angriffe abzuwehren; diese Protokolle werten wir nicht zu Werbezwecken aus.

App

Unsere Mitarbeitenden können die Software auch als App auf dem Mobiltelefon nutzen; Benachrichtigungen (Push) erhalten nur angemeldete Mitarbeitende.

12. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts insbesondere das Recht,

• Auskunft darüber zu verlangen, ob und welche Personendaten wir über Sie bearbeiten;
• unrichtige Daten berichtigen zu lassen;
• die Löschung oder Einschränkung der Bearbeitung zu verlangen, soweit keine Aufbewahrungspflicht oder überwiegenden Interessen entgegenstehen;
• der Bearbeitung zu widersprechen und eine erteilte Einwilligung zu widerrufen;
• die Herausgabe Ihrer Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem gängigen elektronischen Format zu verlangen.

Für eine Anfrage genügt eine E-Mail an info@imhof-unternehmensberatung.ch oder ein Brief an die oben genannte Adresse. Damit keine Daten in falsche Hände geraten, können wir Sie bitten, Ihre Identität nachzuweisen. Wir beantworten Anfragen in der Regel innert 30 Tagen.

Sie können sich zudem an die Aufsichtsbehörde wenden: den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB), Feldeggweg 1, 3003 Bern, www.edoeb.admin.ch.

13. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Bearbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: Oktober 2026